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Neue Vorschriften zu Dienstreisen: Nationale Begrenzung der Nachweispflicht für die Abzugsfähigkeit von Ausgaben

veröffentlicht am 02. Juli 2025 | Lesedauer ca. 3 Minuten

Der italienische Ministerrat hat am 12. Juni 2025 ein neues Gesetzesdekret (sog. „DL Fiscale“ oder „Steuerdekret“) verabschiedet, das dringende Maßnahmen und Vereinfachungen im Steuerbereich enthält. Unter anderem betrifft es die Vorschriften zur Nachverfolgbarkeit von Reisekostenabrechnungen.

Zu den wichtigsten Maßnahmen des Steuerdekrets gehört die Einführung einer territorialen Unterscheidung bei der Anwendung der Pflicht zur Nachverfolgbarkeit von Reisekosten, um die steuerliche Abzugsfähigkeit der von Arbeitnehmern und Selbständigen getragenen Aufwendungen zu regeln.

Das Haushaltsgesetz 2025 (Art. 1, Absätze 81–83, Gesetz Nr. 207/2024) hatte die verpflichtende Nutzung von nachvollziehbaren Zahlungsmitteln eingeführt, um folgende steuerliche Vorteile zu erhalten:

Ausschluss von Reisekostenerstattungen aus dem steuerpflichtigen Einkommen von Arbeitnehmern;
Abzugsfähigkeit der vom Unternehmen getragenen Ausgaben.

Allerdings führte das Fehlen einer Unterscheidung zwischen im Inland und im Ausland getätigten Ausgaben zu praktischen Problemen – insbesondere in Ländern, in denen der Einsatz bargeldloser Zahlungsmittel wenig verbreitet oder nicht praktikabel ist.

Diese Umstände benachteiligten sowohl Arbeitnehmer, die Rückerstattungen in bar versteuern mussten, als auch Unternehmen, denen die steuerliche Abzugsfähigkeit tatsächlich getätigter Ausgaben verweigert wurde.

Das neue Dekret hebt den bislang einheitlichen Ansatz auf und führt eine geografische Differenzierung ein, die mit den steuerlichen Anti-Umgehungszielen der Vorschrift in Einklang steht. Es wird klargestellt, dass die Nachweispflicht für Zahlungen ausschließlich für im italienischen Staatsgebiet getätigte Ausgaben gilt.

Diese Änderung wurde durch gezielte Eingriffe in drei Artikel des TUIR (einheitlicher Einkommenssteuergesetzestext) umgesetzt:

Artikel 51 Absatz 5: Im Zusammenhang mit der Bestimmung des Arbeitnehmereinkommens wird die Formulierung „im Staatsgebiet“ eingefügt. Damit wird der geografische Anwendungsbereich der Nachweispflicht auf Rückerstattungen für in Italien getätigte Ausgaben beschränkt;
Artikel 95 Absatz 3-bis: Auch für die Abzugsfähigkeit von Arbeitgeberausgaben für Leistungen von Arbeitnehmern und Selbständigen wird die Formulierung „im Staatsgebiet“ eingefügt, wodurch die Nachweispflicht ebenfalls auf das Inland begrenzt wird;
Artikel 109: Es wird eine spezifische Vorschrift für Verpflegungs-, Unterkunfts-, Reise- und Transportkosten eingeführt (einschließlich Fahrten mit Mietwagen mit Fahrer gemäß Gesetz Nr. 21/1992), wonach deren Abzugsfähigkeit nur bei Nachverfolgbarkeit gilt, wenn diese Ausgaben in Italien angefallen sind. Zudem erweitert Absatz 5-ter dieses Kriterium auch auf Leistungen von Selbständigen, wodurch eine einheitliche steuerliche Behandlung gewährleistet wird.

Die neuen Vorschriften gelten rückwirkend ab dem 1. Januar 2025, was steuerliche Anpassungen für das erste Halbjahr erlaubt. Konkret bedeuten sie:

Steuerentlastung für Arbeitnehmer, da Rückerstattungen für im Ausland in bar gezahlte Reisekosten nicht mehr besteuert werden;
Höhere Abzugsfähigkeit für Unternehmen bei Auslandsdienstreisen ihrer Mitarbeiter, auch wenn keine nachvollziehbaren Zahlungsmittel verwendet wurden.

Diese gesetzliche Maßnahme stellt einen wichtigen Schritt in Richtung größerer Kohärenz zwischen Anti-Steuervermeidungszielen und unternehmerischer Praxis dar. Sie bietet eine konkrete Lösung für die von Unternehmen und Arbeitnehmern im internationalen Kontext festgestellten praktischen Schwierigkeiten.

Unternehmen sollten die Auswirkungen der neuen Vorschriften auf ihre Prozesse zur Verwaltung von Dienstreisen und Reisekostenerstattungen sorgfältig prüfen, auch im Hinblick auf mögliche buchhalterische und steuerliche Anpassungen für den bereits verstrichenen Zeitraum.