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Pflicht eines digitalen Domizils für Geschäftsführer: Neuerungen und Fristen

veröffentlicht am 11. November 2025 | Lesedauer ca. 3 Minuten

In den letzten Monaten gab es eine intensive Diskussion über die Verpflichtung von Geschäftsführern, dem Handelsregister ein persönliches digitales Domizil (PEC) mitzuteilen. Diese Verpflichtung, eingeführt durch das italienische Haushaltsgesetz 2025, hat operative und auslegungsbedingte Unsicherheiten verursacht, die Korrekturmaßnahmen erforderlich machten.

Entwicklung der Rechtslage

Seit dem 1. Januar 2025 wurde gemäß Art. 1, Abs. 860, Gesetz Nr. 207/2024 (Haushaltsgesetz 2025) Art. 5 des Gesetzesdekrets Nr. 179/2012 geändert und die Pflicht zur digitalen Adresse „auf die Geschäftsführer von Unternehmen in Gesellschaftsform“ ausgedehnt, in Anlehnung an Art. 16, Abs. 6, Gesetzesdekret Nr. 185/2008.

Die erste ministerielle Mitteilung Nr. 43836 vom 12. März 2025 bestätigte, dass die Pflicht zur „eigenen digitalen Adresse“ für alle Unternehmen in Gesellschaftsform gilt. Dies führte jedoch zu weiteren Diskussionen zwischen Praktikern, Handelskammern und dem Ministerium, auch aufgrund uneinheitlicher Anwendungspraxis. Mit einer zweiten Mitteilung vom 25. Juni 2025 wurde die Pflicht erneut bestätigt und die Frist zur Erfüllung bis zum 31. Dezember 2025 verlängert.

Mit dem Gesetzesdekret Nr. 159/2025, Art. 13, Abs. 3, in Kraft seit dem 31. Oktober 2025, wurde der Umfang der Pflicht wie folgt definiert: „Die Pflicht [zur Angabe der eigenen digitalen Adresse] gilt […] für den Alleingeschäftsführer oder den geschäftsführenden Direktor (amministratore delegato) oder, falls nicht vorhanden, den Vorsitzenden des Verwaltungsrats von Unternehmen in Gesellschaftsform. Die digitale Adresse dieser Geschäftsführer darf nicht mit der digitalen Adresse des Unternehmens übereinstimmen. Unternehmen, die bereits im Handelsregister eingetragen sind, müssen die digitale Adresse dieser Geschäftsführer bis zum 31. Dezember 2025 mitteilen und in jedem Fall bei Bestellung oder Verlängerung des Mandats.“

Das Dekret ist bereits in Kraft, muss jedoch bis zum 30. Dezember 2025 in Gesetzesform umgewandelt werden, andernfalls tritt rückwirkend die Unwirksamkeit ex tunc ein. Im parlamentarischen Verfahren können daher noch Änderungen erfolgen.

Aktuelle Regeln und Fristen

Die derzeit geltenden Regeln und Fristen sind wie folgt:

Wer muss eine PEC mitteilen: alleiniger Geschäftsführer, geschäftsführender Direktor oder Vorsitzender des Verwaltungsrats;
Merkmale: PEC auf den Namen des Geschäftsführers getrennt von der Unternehmens-PEC;
Fristen:

neue Ernennungen und Verlängerungen: Gleichzeitig mit der Registrierung;
bereits eingetragene Unternehmen: Bis zum 31. Dezember 2025.

Sanktionen:

In jedem Fall Aussetzung des Verfahrens;
Mögliche Verdoppelung der Geldbuße (zwischen 206 Euro und 2.064 Euro); erfolgt die Mitteilung innerhalb von 30 Tagen nach Fristablauf, wird die Strafe auf ein Drittel reduziert.

Auslegungsfragen

Es bestehen weiterhin Unklarheiten, die im Rahmen der Gesetzesumwandlung geklärt werden müssen, insbesondere:

Mehrere Geschäftsführer ohne Bildung eines Kollegialorgans: In Personengesellschaften (Snc, Sas) und GmbHs (Srl) kann die Geschäftsführung gemeinsam oder einzeln erfolgen, ohne Bildung eines Kollegialorganes. Unklar ist, ob alle Geschäftsführer eine PEC angeben müssen oder nur ein bestimmter oder keiner;
Liquidatoren: Die erste ministerielle Mitteilung schloss sie in die Pflicht ein, das Gesetzesdekret Nr. 159/2025 erwähnt sie jedoch nicht, was Unsicherheit schafft;
Folgen der Nichterfüllung: Der Verweis auf Art. 16, Abs. 6-bis, Gesetzesdekret Nr. 185/2008 lässt vermuten, dass bei Neuanmeldungen der Antrag ausgesetzt wird, bis eine PEC angegeben ist, während bei bestehenden Unternehmen die Nichteinhaltung der Frist am 31. Dezember 2025 die verdoppelte Strafe nach Art. 2630 BGB und die Zuweisung einer PEC von Amts wegen nach sich zieht. Unklar ist zudem, ob diese Maßnahme auch für natürliche Personen als Geschäftsführer gilt.

Bis zur endgültigen Klärung sollten Unternehmen die Situation ihrer Geschäftsführer prüfen, um die neuen Vorschriften bis zum 31. Dezember 2025 einzuhalten.