Obligatorische Verbindung zwischen telematischen Registrierkassen und POS: Betriebsmodalitäten und Zeitpläne

Die Anwendungshinweise wurden in der Verordnung Nr. 424470 vom 31. Oktober 2025 festgelegt und anschließend in dem Ende Februar veröffentlichten Leitfaden näher erläutert. Darin werden sowohl die Modalitäten zur Identifizierung der Geräte als auch die Funktionsweise der logischen Verbindung zwischen Zahlungsinstrumenten und elektronischer Registrierkasse geregelt. 

Zur Erfüllung dieser Verpflichtung sind alle Personen verpflichtet, die zur Speicherung und elektronischen Übermittlung der Zahlungen verpflichtet sind. Wie in FAQ Nr. 44 vom 20. Februar 2026 klargestellt wird, sind daher von der Verpflichtung zur POS-RT-Verbindung ausgenommen:

Die Verpflichtung besteht auch dann nicht, wenn sämtliche Umsätze ausschließlich durch Rechnungen dokumentiert werden.

Aus operativer Sicht besteht die Verpflichtung darin, das elektronische Registriergerät und das POS-Gerät über ein Online-Verfahren miteinander zu verknüpfen sowie etwaige spätere Änderungen mitzuteilen. Es handelt sich um eine einmalige Verpflichtung, wobei weder die Installation neuer Hardware noch zusätzliche Software erforderlich ist.

Was die Fristen betrifft, wurde eine Übergangsregelung eingeführt, da der Webdienst zur Durchführung der Verknüpfung am 1. Januar 2026 noch nicht verfügbar war. Demnach muss für POS-Geräte, die bereits in Betrieb waren oder im Januar 2026 aktiviert wurden, die Verknüpfung innerhalb von 45 Tagen nach Freischaltung des Online-Verfahrens erfolgen, also bis spätestens 20. April.

Für Zahlungsinstrumente, für die der Vertrag nach dem 31. Januar 2026 abgeschlossen wird, muss die Verknüpfung ab dem sechsten Tag des zweiten Monats nach dem Datum der tatsächlichen Verfügbarkeit des Instruments und bis zum letzten Arbeitstag desselben Monats erfolgen. Beispiel: Bei einem am 13. März 2026 aktivierten POS muss die Kopplung zwischen dem 6. Mai und dem 31. Mai 2026 erfolgen.

Innerhalb derselben Fristen müssen auch Änderungen an zuvor registrierten RT-POS-Verknüpfung gemeldet werden (z.B. Stilllegung eines POS)​.

Bei der Durchführung dieses Verfahrens ist besondere Sorgfalt geboten, da derzeit keine Funktion zur Änderung oder Korrektur der eingegebenen Daten verfügbar ist.

Insbesondere stellt nach dem derzeitigen Stand das versehentliche oder irrtümliche Auslassen eines Zahlungsinstruments bei der logischen Verknüpfung, obwohl dieses tatsächlich noch im Besitz und in Verwendung des Betreibers ist, derzeit einen nicht rückgängig zu machenden Vorgang dar; folglich kann diese Entscheidung nicht widerrufen werden.

Es ist daher von grundlegender Bedeutung, dass die Händler eine besonders sorgfältige vorläufige Erfassung aller ihrer Zahlungssysteme (physische POS, virtuelle POS oder SmartPOS) durchführen, um sicherzustellen, dass keines der tatsächlich verwendeten und der Finanzverwaltung bereits über die Mitteilungen der Acquirer bekannten Geräte ausgelassen wird.

Eine unterlassene oder fehlerhafte logische Verknüpfung zwischen POS und telematischer Registrierkasse kann – zusammen mit etwaigen Abweichungen zwischen den Daten der elektronischen Zahlungen, die von der telematischen Registrierkasse einzeln gespeichert und in aggregierter Form übermittelt werden, und den von den Finanzintermediären gemeldeten Informationen über die über POS oder Zahlungs-Apps vereinnahmten Beträge – zur Versendung spezifischer Compliance-Schreiben durch die Finanzverwaltung führen.

Im Falle einer fehlenden Verknüpfung ist eine Verwaltungsstrafe zwischen 1.000 und 4.000 Euro für jeden festgestellten Verstoß vorgesehen, mit möglicher Aussetzung der Tätigkeit von drei Tagen bis zu einem Monat.

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Die neue Verknüpfung zwischen POS-RT stellt einen wichtigen Schritt im Prozess der Digitalisierung der Kassenerlöse dar. Eine korrekte Umsetzung, unterstützt durch interne Überprüfungen und regelmäßige Kontrollen, ermöglicht es Unternehmen, das Risiko von Sanktionen zu verringern und eine vollständige Übereinstimmung zwischen den an die Finanzverwaltung übermittelten Informationsflüssen zu gewährleisten.​