Collegamento obbligatorio tra registratori telematici e POS: modalità operative e tempistiche

Le istruzioni operative sono state definite nel Provvedimento nr. 424470 del 31 ottobre 2025, successivamente chiarite dalla guida operativa pubblicata a fine febbraio, con le quali si è disciplinata sia la modalità di identificazione dei dispositivi, che il funzionamento del collegamento logico tra strumenti di pagamento e registratore telematico.

Sono tenuti a tale adempimento tutti i soggetti obbligati alla memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi. Come chiarito nella FAQ n. 44 del 20 febbraio 2026 risultano quindi esclusi dall’obbligo di collegamento POS-RT:

L’obbligo non sussiste neppure quando tutti i corrispettivi vengono certificati esclusivamente mediante fattura. 

Dal punto di vista operativo, l’adempimento consiste nell’associare tramite procedura online il registratore telematico e il POS, nonché comunicare eventuali variazioni successive. Si tratta di un adempimento una tantum e non è richiesta l’installazione di nuovi hardware o software aggiuntivi. 

Per quanto attiene alle tempistiche, poiché all’1.01.2026 il servizio web per effettuare l’associazione non era ancora disponibile, è stato introdotto un regime transitorio, secondo il quale per i Pos già in uso o attivati nel mese di gennaio 2026, il collegamento dovrà essere effettuato entro 45 giorni dal rilascio della procedura online, quindi entro il prossimo 20 aprile.

Per gli strumenti di pagamento per i quali il contratto di convenzionamento è stipulato dopo il 31 gennaio 2026, l’abbinamento dovrà essere effettuato a partire dal sesto giorno del secondo mese successivo alla data di effettiva disponibilità dello strumento ed entro l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese. Per fare un esempio: POS attivato il 13 Marzo 2026, il collegamento dovrà essere completato tra il 6 Maggio ed il 31 Maggio 2026. 

Con le medesime tempistiche andranno comunicate anche le variazioni dei collegamenti RT-POS precedentemente registrati (es. dismissione di un POS). 

È necessario prestare particolare attenzione nell’esecuzione di tale procedura, poiché attualmente non risulta disponibile alcuna funzione di modifica o correzione dei dati inseriti.

In particolare, allo stato dell’arte, l’omissione per una svista o errore di uno strumento di pagamento dal collegamento logico, perché in realtà ancora nella disponibilità ed in uso all’operatore, rappresenta al momento una operazione non reversibile e, di conseguenza, tale scelta non può essere revocata.

Diventa quindi fondamentale che gli esercenti svolgano con particolare accuratezza il censimento preliminare di tutti i propri strumenti di incasso (POS fisici, virtuali o SmartPOS) così da assicurarsi che nessuno di quelli effettivamente utilizzati e già noti al Fisco tramite le comunicazioni degli acquirer venga omesso.

Un collegamento logico omesso od erroneo tra POS e registratore telematico, sommato agli eventuali disallineamenti tra i dati dei pagamenti elettronici, memorizzati puntualmente e trasmessi in forma aggregata tramite il registratore telematico, e le informazioni comunicate dagli intermediari finanziari sull’incassato tramite POS o app di pagamento, potrebbe determinare l’emissione di specifiche lettere di compliance da parte dell’Amministrazione finanziaria. 

In caso di mancato collegamento è prevista una sanzione amministrativa tra 1.000 e 4.000 Euro per ogni violazione accertata, con possibile sospensione dell’attività da 3 giorni a un mese. ​

Il nuovo collegamento POS RT rappresenta un passaggio chiave nel processo di digitalizzazione dei corrispettivi. Una corretta implementazione, supportata da verifiche interne e controlli periodici, consente alle imprese di ridurre i rischi sanzionatori e garantire piena coerenza tra i flussi informativi trasmessi all’Amministrazione finanziaria.