Protocollo nazionale sullo smart-working ed estensione dello stato di emergenza

Anche se il Protocollo non presenta novità inaspettate o modifiche radicali rispetto alle previsioni della Legge n. 81/2017, che contiene la disciplina organica dello smart-working, vengono forniti interessanti chiarimenti e spunti su alcuni aspetti, che detta Legge non regola esaustivamente. 

Dopo la fase emergenziale in cui si è potuto prescindere da esso, innanzitutto il Protocollo riporta al centro l’accordo individuale, sottolineando che allo smart-working si possa accedere solo su base volontaria, attraverso contratti individuali aventi i contenuti indicati dalla Legge n. 81/2017 e dal Protocollo stesso.

 

Occorre tuttavia evidenziare che la conclusione di detti accordi individuali non è ancora tornata ad essere obbligatoria, in ragione dell’ulteriore estensione dello stato di emergenza sanitaria fino al 31 Marzo 2022. 

Invero, solo a far tempo dal 1 Aprile 2022 la conclusione e l’invio al Ministero del Lavoro dell’accordo individuale, da sottoscriversi con ogni singolo lavoratore a cui tale modalità si applichi, rappresenterà la condicio sine qua non per la prosecuzione delle attività lavorativa in smart-working o per l’introduzione di tale nuova modalità di lavoro.

Il testo prosegue poi affrontando il tema scottante dell’orario di lavoro, riguardo al quale l’articolo 3 del Protocollo sancisce la possibilità di articolazione in fasce orarie della prestazione del dipendente e ribadisce la centralità del diritto alla disconnessione. 

Sul secondo tema, per la verità, il Protocollo resta vago e non fornisce precise indicazioni pratiche sui sistemi da implementare per garantire tale diritto. Nessuna precisazione è stata fornita anche per quanto riguarda la possibilità per il datore di lavoro di stabilire forme di organizzazione dell’attività lavorativa per fasi, cicli e obiettivi, come previsto dall’art. 18 della Legge n. 81 del 2017, che rimane dunque una disposizione poco chiara e utilizzabile nelle prassi aziendali. 

Si tratta, invece, di una novità, quantomeno sul piano della regolamentazione poiché non era espressamente prevista nella Legge n. 81/2017, la possibilità sancita dal Protocollo di organizzare il lavoro degli smart-workers in fasce orarie, nelle quali devono essere sempre raggiungibili e svolgere la prestazione. 

Del pari, potranno essere anche individuate fasce di disconnessione, durante le quali vanno approntate quelle misure atte a garantire la disconnessione dai devices aziendali. 

A tal riguardo, un ulteriore spunto viene fornito, poi, in merito alle assenze giustificate (permessi, malattia, ferie ecc.) durante le quali, ai sensi del Protocollo, deve essere previsto il diritto di disattivare i devices aziendali e di non rispondere alle eventuali comunicazioni/richieste ricevute fino al rientro al lavoro.

Sempre all’articolo 3, il Protocollo chiarisce due aspetti molto dibattuti: i permessi e gli straordinari. 

In particolare, si prevede che i dipendenti in smart-working possano continuare ad usufruire, come ordinariamente fanno, dei permessi retribuiti previsti dalla legge e dal C.C.N.L. applicato. Si tratta certamente di una conclusione alla quale già si era giunti nella prassi, ma che non era stata esplicitamente affrontata dalla Legge n. 81/2017. 

Lo stesso dicasi per la prestazione di lavoro straordinario, riguardo alla quale il Protocollo chiarisce che non possa essere - di norma - prevista e autorizzata. Dunque, l’applicazione degli straordinari è, generalmente, da escludere nel caso della prestazione lavorativa in smart-working, fatte salve comunque eventuali intese differenti intercorse tra le parti e formalizzate nell’accordo individuale. 

Per quanto riguarda invece i diritti sindacali degli smart-workers, viene sottolineato che lo svolgimento dell’attività lavorativa in modalità agile non modifica in alcun modo il sistema dei diritti e delle libertà sindacali individuali e collettive come previsti dalla legge e/o dalla contrattazione collettiva. Sarà poi compito delle parti sociali individuare e definire le modalità concrete dell'esercizio dei diritti sindacali da parte degli smart-workers, per esempio via remote.

Rispetto all’altro tema caldo legato allo smart-working, ossia il riconoscimento dei buoni pasto, non vi è alcuna previsione di dettaglio nel Protocollo. Tuttavia, una possibile lettura dell’articolo 9 - che stabilisce che i lavoratori agili debbano avere accesso ‘alle stesse forme di welfare aziendale e di benefit previste dalla contrattazione collettiva e dalla bilateralità’ - depone a favore di quell’orientamento che prevedeva l’estensione del riconoscimento dei tickets restaurant anche nelle giornate in smart-working. 

Ciò in quanto il c.d. ticket è stato definito dalla prevalente giurisprudenza come un benefit concesso dal datore di lavoro, non facente parte della retribuzione. In quanto benefit, rientrerebbe quindi nella fattispecie prevista dall’anzidetto articolo 9, a maggior ragione se previsto dai piani di welfare aziendali. Sicuramente, il dibattito a questo proposito – in assenza di una disposizione più chiara – ci accompagnerà ancora nei prossimi mesi.

Per quanto riguarda invece le attrezzature tecniche, è stato chiarito che, di regola, è il datore di lavoro a dover fornire agli smart-workers la strumentazione tecnologica e informatica necessaria allo svolgimento dell’attività lavorativa da remoto. Ciononostante è stata lasciata la possibilità di concordare – sempre nell’accordo individuale – che lo smart-worker possa utilizzare i propri strumenti, fatta salva la definizione da parte datoriale dei requisiti minimi di sicurezza da implementare. 

A tal riguardo, lavoratore e datore di lavoro sono altresì liberi di concordare eventuali forme di indennizzo per le spese sostenute da parte dello smart-worker. Resta inteso che tutte le attrezzature tecniche e informatiche fornite dal datore di lavoro devono essere conformi a quanto previsto dal Testo Unico sulla Sicurezza nei Luoghi di Lavoro. 

Nessuna significativa novità invece sul tema salute e sicurezza sul lavoro: rimangono fermi gli obblighi del datore di lavoro già previsti dalla Legge n. 81/2017, ovvero quelli di garantire la salute e la sicurezza dello smart-worker, il quale - d’altra parte - è obbligato a cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione e protezione richieste dal proprio datore di lavoro.

Un ulteriore aspetto interessante del Protocollo è sicuramente l’approfondimento che l’articolo 12 svolge in tema di protezione dei dati. 

La Legge n. 81/2017 non era giunta ad un tale livello di coordinamento tra disciplina giuslavoristica e quella privacy e, dunque, questa previsione è sicuramente da accogliere positivamente, in quanto chiarisce quali siano gli adempimenti che il datore di lavoro deve necessariamente rispettare in tale ambito.

In particolare, da un lato, era già noto che gli smart-worker dovessero porre maggiore attenzione al trattamento dei dati e alla riservatezza degli stessi, esposti a più elevati rischi nel lavoro da casa e soprattutto nel lavoro mobile, che magari viene espletato persino in luoghi pubblici. 

Dall’altro lato, non erano invece ancora stati esplicitati alcuni obblighi del datore di lavoro, come quelli (i) di fornire istruzioni al dipendente su come trattare i dati e le informazioni aziendali, (ii) di aggiornare il registro dei trattamenti considerando il lavoro da remoto, (iii) di verificare che gli strumenti di lavoro siano compatibili coi principi di privacy by design e by default e (iv) di svolgere un data protection impact assessment (DPIA). 

Intendiamoci, non si tratta di questioni sconosciute ai datori di lavoro, ma di obblighi che già il datore avrebbe dovuto rispettare: la novità sta tuttavia proprio nell’esplicitazione nero su bianco degli adempimenti in materia di data protection da porre in essere con l’implementazione dello smart-working. Lo stesso vale per la previsione che invita i datori a formare i propri dipendenti su questi temi e ad implementare policies per la gestione di eventuali data breach, con la raccomandazione di fornire indicazioni molto pratiche sulle misure di sicurezza da implementare, come la crittografia, i sistemi di VPN, i backup e così via.

La disposizione sulla formazione e informazione degli smart-worker è stata, poi, formulata in modo molto esaustivo, imponendo al datore di lavoro di organizzare e implementare percorsi formativi, finalizzati ad incrementare specifiche competenze tecniche, organizzative e digitali, anche per garantire un efficace e sicuro utilizzo degli strumenti di lavoro elettronici forniti ai lavoratori ed evitare abusi dei canali digitali, considerando peraltro la rapida evoluzione dei sistemi e degli strumenti tecnologici, che non è sempre alla portata delle competenze di tutti i lavoratori. 

Inoltre, la formazione continua può costituire per gli smart-worker un momento di interazione personale e di scambio, rappresentando un efficace strumento per evitare che i lavoratori in modalità agile si sentano isolati. Il Protocollo precisa, infine, che resta fermo il diritto alla c.d. ‘formazione obbligatoria’ in ambito di tutela della salute/sicurezza sul lavoro e privacy. 

 

Il Protocollo si conclude, infine, con un invito all’introduzione di un incentivo destinato alle aziende che regolamentino lo smart-working con un accordo collettivo di secondo livello, in attuazione del Protocollo e del C.C.N.L. da loro applicato, che ne preveda un utilizzo equilibrato tra generi e che favorisca la sostenibilità ambientale e sociale. Sicuramente un principio condivisibile, la cui attuazione andrà tenuta monitorata.

Per concludere, da quanto sopra illustrato, emerge chiaramente che le attività propedeutiche all’introduzione dello smart-working, dopo la cessazione della normativa emergenziale, sono davvero molteplici e soprattutto possono coinvolgere diverse funzioni aziendali, dal dipartimento IT che dovrà preparare la strumentazione tecnologica e le relative policies, al DPO, dal reparto HR che dovrà predisporre i percorsi di formazione e le misure atte ad evitare l’isolamento degli smart-worker, al R.S.P.P. che dovrà aggiornare la documentazione in materia di tutela della salute e sicurezza.

Per questo motivo è necessario muoversi con largo anticipo, per poter verificare le esigenze dei diversi team e strutturare degli accordi di smart-working, che rispecchino al meglio la realtà aziendale. Si tratta di un processo che richiede tempo, dunque da pianificare fin dai primi giorni del nuovo anno, considerando che lo stato di emergenza cesserà - secondo le norme attualmente in vigore - al 31 Marzo 2022, così da farsi trovare pronti e non lasciarsi travolgere dalle conseguenze del periodo emergenziale che ci ha coinvolti.