Dal 2025 stop ai contanti: spese di trasferte e rappresentanza deducibili solo se tracciate

​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​Ultimo aggiornamento del 2.12.2024 | Tempo di lettura ca. 4 minuti

È in arrivo una nuova stretta per le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto che, a decorrere dal 2025, saranno deducibili ai fini delle imposte dirette e IRAP solamente se pagate con carte di credito o altri mezzi di pagamento tracciabili. La mancata osservanza di questa norma comporterà non solo la perdita del diritto alla deduzione fiscale del relativo costo da parte delle società ma anche la tassazione in busta paga per coloro che richiedano il rimborso di spese non tracciate: niente più contante, dunque, se si vuole beneficiare delle agevolazioni fiscali.

È la nuova misura prevista dall'art. 10 del Disegno di Legge di Bilancio 2025, volta a combattere fenomeni di evasione fiscale e volta a promuovere la trasparenza delle operazioni finanziarie. D'altro canto, come noto, nell'eventualità di pagamenti non tracciabili si potrebbero manifestare fenomeni di evasione fiscale correlati a:

1. mancata dichiarazione di ricavi da parte dei fornitori, in quanto omettono l'emissione delle fatture relative ai compensi incassati;
2. deduzione di costi non effettivamente sostenuti da parte di imprese che si avvalgono dei servizi di trasporto, alloggio e ristorazione;
3. rimborso a dipendenti o amministratori di note spese di importo maggiorato rispetto a quello reale o comunque non relative a oneri effettivamente sostenuti.

La bozza di Legge di Bilancio 2025 – presentata alla Camera lo scorso 23 ottobre e attualmente in attesa di approvazione da parte del Parlamento – introduce, dunque, modifiche al Testo Unico delle Imposte sui Redditi su quattro fronti distinti: le modifiche riguardano gli articoli 51, 54, 95 e 108 del T.U.I.R., intervenendo rispettivamente sulla disciplina della tassazione dei redditi da lavoro subordinato, da lavoro autonomo, redditi di impresa e spese di rappresentanza. Vediamoli nello specifico.

Il primo intervento normativo riguarda l'introduzione di un nuovo periodo al comma 5 dell'art. 51 del T.U.I.R. che modifica la disciplina dei rimborsi per le spese di vitto e alloggio e di quelle sostenute per il trasporto e viaggio effettuato con vettori diversi da quelli pubblici di linea di cui all'art. 1 della Legge n. 21/1992 ovvero taxi o noleggio con conducente (cd. NCC).

Secondo il disegno di legge in esame, detti rimborsi non concorreranno a formare reddito di lavoro dipendente a condizione che i pagamenti siano effettuati con bonifico bancario o postale, oppure mediante strumenti di pagamento tracciabili, come carte di credito, di debito, carte prepagate, assegni bancari o circolari. Ovviamente, per garantire l'efficacia di tale intervento, le aziende dovranno verificare, e se necessario implementare, modalità di documentazione idonee dei pagamenti effettuati direttamente da parte dei loro dipendenti o collaboratori. Al momento, devono ancora essere chiarite le modalità di documentazione del pagamento tracciato eseguito dal dipendente; non essendo ipotizzabile una raccolta cartacea di migliaia di documenti, un'ipotesi al vaglio è la fornitura di copia fotografica degli scontrini dei POS rilasciati ai dipendenti.

La seconda modifica normativa riguarda l'introduzione del comma 6-ter all'art. 54 del T.U.I.R. per effetto del quale – fermo restando i limiti previsti ai commi 5 e 6 (ovvero il 75 per cento per spese di alberghi e ristoranti entro il tetto massimo del 2 per cento dei compensi percepiti) – le spese dei lavoratori autonomi per prestazioni alberghiere, somministrazione di pasti, trasporti effettuati tramite taxi o NCC, qualora analiticamente addebitate al cliente, e i rimborsi per trasferte, possono essere dedotte solo se il pagamento è effettuato con mezzi tracciabili.

Il terzo intervento riguarda l'introduzione del comma 3-bis all'art. 95 del T.U.I.R.: anche per le imprese, le spese di vitto e alloggio dei propri dipendenti e collaboratori, così come i rimborsi analitici per le spese di trasporto, saranno deducibili soltanto se pagate con mezzi tracciabili. Infine, l'art. 108 comma 2 sempre del T.U.I.R, viene modificato richiedendo – anche per la deducibilità da parte delle società delle spese di rappresentanza – il pagamento eseguito con versamento bancario o postale o mediante altri sistemi di pagamento tracciati.

La manovra finanziaria, attualmente ancora in discussione dal Parlamento, rappresenta un passo decisivo per garantire una maggiore trasparenza e per contrastare fenomeni di evasione fiscale. Pur rimanendo in attesa dell'approvazione definitiva, qualora tali misure venissero confermate, sarà imprescindibile che le aziende e i professionisti si adeguino tempestivamente, implementando procedure che assicurino la tracciabilità dei pagamenti e la raccolta della relativa esaustiva documentazione, che dovrà essere debitamente conservata così da far fronte ad eventuali accertamenti fiscali disposti dall'Agenzia delle Entrate. Solo così si eviterà sia uno 'stop' alla deducibilità di tali spese per le imprese sia l'imposizione fiscale, a carico dei dipendenti, dei relativi rimborsi.

Di seguito, qualche consiglio utile per adeguarsi alla nuova normativa, che, in caso di approvazione finale, sarà in vigore dal 1° gennaio 2025:

1. Condivisione con i dipendenti e i collaboratori dei nuovi obblighi normativi;
2. Adeguamento / Implementazione delle procedure interne per assicurare l'utilizzo di strumenti di pagamento tracciati;
3. Implementazione di un adeguato sistema di archiviazione dei giustificativi relativi alle spese sostenute e dei pagamenti effettuati.