Il nuovo obbligo del domicilio digitale per gli amministratori: prime indicazioni operative

Sebbene la normativa sia entrata in vigore il 1° gennaio 2025, le Camere di Commercio l’avevano interpretata come applicabile unicamente alle società costituite dopo tale data. Tuttavia, recentemente, il Ministero delle Imprese e del Made in Italy (MIMIT), con nota n. 43836 del 12 marzo 2025, ha chiarito che l'obbligo si estende anche alle imprese già costituite prima del 1° gennaio 2025, prevedendo un termine per la comunicazione del domicilio digitale degli amministratori fissato al 30 giugno 2025.

Il domicilio digitale è l'indirizzo di posta elettronica certificata (in breve anche la PEC) di un'impresa o di un amministratore, utilizzato per le comunicazioni legali e amministrative. La PEC è fondamentale perché garantisce la sicurezza e la validità legale delle comunicazioni, offrendo una prova dell'invio e della ricezione dei messaggi. La PEC è essenziale per la trasparenza e l'efficienza delle interazioni tra imprese e autorità, riducendo i tempi e i costi delle procedure burocratiche. Inoltre, facilita la gestione delle comunicazioni ufficiali, assicurando che tutte le parti coinvolte abbiano accesso a un canale di comunicazione sicuro e verificabile.

Proprio perché le comunicazioni inviate e ricevute da una PEC hanno validità legale e poiché viene utilizzato dalla pubblica amministrazione quale strumento preferenziale per l’invio delle comunicazioni, è imperativo verificarla con costanza. 

L'obbligo di comunicazione del domicilio digitale si applica a tutti gli amministratori e i liquidatori delle imprese organizzate in forma societaria. È importante notare che, sebbene diverse Camere di Commercio inizialmente consentissero agli amministratori di indicare come domicilio digitale la PEC della società, ciò non è più possibile alla luce della nuova interpretazione: la PEC deve essere personale e, pertanto, ciascun amministratore dovrà munirsi della propria PEC, anche in caso di pluralità di amministratori.

Per le imprese costituite dopo il 1° gennaio 2025, la comunicazione dell'indirizzo PEC degli amministratori deve avvenire in coincidenza con il deposito della domanda di iscrizione nel registro delle imprese. 

Per le imprese già costituite, il MIMIT ha previsto il 30 giugno 2025 quale termine per l'adempimento o l’eventuale correzione del domicilio digitale. Tuttavia, in caso di nuova nomina o di rinnovo dell'amministratore, nonché di nomina del liquidatore prima del suddetto termine, occorre provvedere alla comunicazione della PEC in occasione del deposito della pratica presso la competente Camera di Commercio.

Secondo la già menzionata nota del MIMIT, la mancata comunicazione dell'indirizzo PEC degli amministratori al momento della iscrizione di una nuova nomina o del rinnovo dell’amministratore, ovvero della nomina del liquidatore, comporterà la sospensione della procedura di iscrizione, nomina o rinnovo, concedendo un termine massimo di 30 giorni per integrare l'informazione mancante. Se l'impresa non ottempera entro questo termine, la domanda verrà respinta.

Per quanto riguarda le sanzioni, non ci sono nuove previsioni specifiche. Tuttavia, si applica la sanzione ordinaria prevista dall'articolo 2630 del codice civile, che prevede una multa da 103 a 1.032 euro per chi omette di eseguire denunce, comunicazioni o depositi presso il registro delle imprese nei termini prescritti. Se l'adempimento avviene entro 30 giorni dalla scadenza, la sanzione è ridotta a un terzo.

In conclusione, si segnala che le Camere di Commercio hanno chiesto ulteriori delucidazioni al MIMIT in merito ad alcuni dubbi di natura operativa, ad esempio sulla perentorietà del termine indicato, sull'applicabilità di tale obbligo ai preposti delle sedi secondarie e alle imprese amministrate da altre società.​